الرئيسية
اتفاقيات عقود تشغيل و ادارة الفنادق
في ظل متغيرات عالم اليوم اليوم نستيقظ كل صباح لنجد مفاهيم جديدة و اساليب جديدة في مجال الضيافة و لعل من اهم ما حدث في السنوات الاخيرة هو انتشار فصل الادارة عن الملكية او ما يسمي بالشركات المديرة مما حدي بكثير من السلاسل العالمية لتقسيم مجال عملها الي شركتين رئيسيتين احدهما خاصة بالاستثمار في مجال الفنادق و الاخري شركات تشغيل و ادارة Management Company و حقوق امتياز Franchise و في مقال اليوم سنركز على عقود تشغيل و ادارة الفنادق Hotel Management Agreements
و سننظر اليوم الي عقد الادارة بتحيز قليلا الي جانب المالك و الذى غالبا في عالمنا العربي ما تكون خبرتة ليست كبيرة في مجال العقود او اعتمادة على مستشارين ينقصهم الخبرة و الالمام التام بهذا المجال الجديد نوعا ما على صناعة الضيافة و علينا بالوطن العربي بشكل خاص و سنتناول بقليل من التفصيل اهم البنود التي يجب تن يشتمل عليها العقد و الجوانب الاساسية التي يجب ان يغطيها كل بند:-
اولا :- اتعاب الادارة
و تشتمل على عنصرين رئيسين
· اتعاب اساسية Basic Fee و هى نسبة مؤية تمنح نظير قيام شركة الادارة بدور الوكيل في تشغيل الفندق و تتراوح مابين 2 % الي 4 % من مجمل الايراد Gross Revenue و يجب ان يتم تعريف ما هو " مجمل الايراد " بشكل واضح بالعقد وطبقا للنظام الامريكي الموحد لحسابات الفنادق – الاصدار العاشر editionusali 10 فهو يشمل اجمالي ايرادات الفندق بما فيها رسم الخدمة Service Charge
· اتعاب تشجيعية Incentive Feeو هي نسبة تشجيعية تمنح لشركة الادارة نتيجة تحقيقها هدف او مستوى ربحية معين منصوص علية بالعقد و يتخذ هذا الهدف المرغوب اشكال عديدة فقد يكون هذا الهدف هو تحقيق نسبة نمو معينة في الارباح من عام لعام او مبلغ معين من مجمل ربح التشغيل او عائد على الاستثمار للمالك متفق علية مسبقا
و في واقع الامر ان الاساس الذي تحسب علية الاتعاب التشجيعية يتتخذ اشكال مختلفة و تكون عادة كالتالي
1) ما بين 6 % الي 9 % من مجمل ربح التشغيل GOP
2) اوما بين 3 % الي 5 % من اجمالي الايرادات
3) او ما بين 10% الي 15 % من صافي ربح التشغيل NOP
4) او ما بين 15 % الي 20 % من صافي ربح التشغيل المعدل Adjusted NOP
ثانبا :- التعريفات المحاسبية:
لا شك ان قيام المالك بالتفاوض على نسب اتعاب الادارة هو امر جيد و لكنة في رايي الشخصي ليس باهمية التفاوض على الاساس المحسوب علية هذة الاتعاب و التفاوض على الادراج المفصل لهذة التعريفا تو خاصة عند حساب التعاب التشجيعية Incentive Fee و كيفية حساب كل منها فعل سبيل المثال و فق للنظام الامريكي الموحد لحسابات الفنادق – الاصدار العاشر editionusali 10 هذا هو تعريف المصطلحات التالية :-
· مجمل ربح التشغيل Gross Operating Profit:
عبارة عن" ايرادات التشغيل مطروح منها( مصروفات اقسام التشغيل و مطروح منها ايضا مصروفات االاقسام الادارية و التسويق و المبيعات و الادارة الهندسية و الطاقة)"و التي يجب ان يتم سردها على سبيل الحصر باتفاقية الادارة و التشغيل و بالتالي فان الوصول لمجمل ربح التشغيل لا يشمل طرح مصروفات الادارة الاساسيةBasic fee و التي غالبا ما تطرح للوصل لمجمل ربح التشغيل المعدل الذى تحسب علية الاتعاب التشجيعية.
· صافي ربح التشغيل Net Operating Profit:
عبارة عن مجمل الربح التشغيل مطروح منة الاتي ( الاتعاب الاساسية و المصروفات الثابتة ( الايجار / الضرائب العقارية / التامين ) ) .
· صافي ربح التشغيل المعدل Adjusted Net Operating Profit :
و هو عبارة عن صافي ربح التشغيل مطروح منة مخصص الاحلال و التجديد.
· مخصص الاحلال و التجديد و الاضافات Replacement Reserve :
و يتحدد بنسبةمؤية من اجمالي ايراد الفندق تتراوح ما بين 2.5 % الي 3.5% تتزداد سنويا حتى تصل لنسبة معينة تقف عندها الغرض منها المحافظة على اصول الفندق لتسلميها للمالك عند نهاية العقد بحالة جيدة كذلك الاضافات اللازمة للتشغيل ايضا و يتم الصرف منة على حساب موازنة سنوية تعدها شركة الادارة بعد موافقة المالك عليها .
· مصروفات ما قبل التشغيل Pre Opening Expenses :
و تشمل المصروفات السابقة على تشغيل الفندق من مرتبات و كهرباء و خلافة و يجب ان تحدد تلك المصروفات تحديد دقيق على سبيل الحصر و مدة و طريقة استهلاكها و هل سيتم خصمها من مجمل ربح التشغيل قبل حساب الاتعاب التشجيعية ام لا
· ايرادات و مصروفات الافتتاح التجريبي Soft Opening Revenue & Expenses:
و هي الفترة السابقة على الافتتاح الرسمي للفندق و تكون عادة فترة تشغيل جزئي و تجريبي و عادة ما ينص اضافة مصروفات و ايرادات هذة الفترة الي السنة المالية الاولي للتشغبل الفعلي و الرسمي
ثالثا:- شروط تجديد الاتفاقية :
ان تجديد مدة العقد هو بند هام من بنود العقد و الذي غالبا يكون من حق المالك تقرير التجديد من عدمة و في بعض الحالات تصر شركة الادارة ان يكون لها هذا الحق و في هذة الحالة يجب على المالك وضع شرط بالعقد ليس من السهل تحقيقة و تتراوح مدة عقد الادارة ما بين 3 الي 10 سنوات بالنسبة للشركات العادية و ما بين 10 الي 20 للشركات العالمية المعروفة .
رابعا:- الموازنات و التقارير المالية :
يجب على الشركة المديرة ان تمد المالك بموازنة تشغيلية بالاضافة الي موانة راسمالية خاصة تشمل ايضا ما سيتم صرفة من مخصص الاحلال و التجديد و يجب موافقة المالك عليها لكن هذة الموافقة يجب الا تشكل عائق يمنع المدير من ادراة الفندق و فق معايير التشغيل المتفق عليها .
ايضا يجب ات تحتوي اتفاقية التشغيل على بند خاص بان تمد الشركة المدير المالك بتقاريرمالية تفصيلية و في الوقت المناسب وتكون هذة التقارير المالية مدققة من فترة لاخرى .
خامسا:-حق انهاء العقد :
المالك يكون غالبا لة الحق في انهاء العقد مقابل دفع غرامة للالغاء تكون مبلغ كبير عادة و في احيان اخرى يكون من حق المالك انهاء العقد دون دفع هذة الغرامة
المالك يقوم بانشاء فندق و لاي سبب من الاسباب هذا الفندق لن يكتمل و لن يرى النور في هذة الحالة يحق للمالك الالغاء دون دفع غرامة الالغاء
الخطا الجسيم للشركة المديرة في تشغيل الفندق
بيع الفندق لطرف اخر
فشل شركة الادارة في تحقيق مستوى معين من الاداء او الربحبة
اذا حدث تغيرات جوهرية في الشركة المديرة
ايضا يجب في هذا البند من العقد تحديد طريقة التسليم و التسلم بين الشركة المنتهي عقدها و المالك و كذلك المدة الزمنية لهذا التسليم و التسلم بما يضمن ان تسير العملية التشغيلية بكفاءة و سلاسة و لا تتاثر بهذا .
سادسا :- خدمات المجموعة :
تعرف خدمات المجموعة على انها " الخدمات التي ستؤدي بكفاءة اذا شملت المجموعة ككل و تكون افضل من ان يؤديها كل فندق بمفردة مثل انظمة الحجز و الموقع الالكتروني و تسويق و الاعلان " و يجب عند تحميل الشركة المديرة الفندق هذة الخدمات التاكد من تكلفتها و اساس التحميل هل هو نفس الاساس الذى تقوم الشركة المديرةباستخدامة عند تحميل الفنادق المملوكة لها بالمصروفات المشتركة ام لا و كذلك يجب ان لا يتحمل المالك اي تكلفة خدمات لم يستفيد منها .
سابعا :- شرط عدم المنافسة :
شرط يقوم المالك بوضعة بمقتضاة تتعهد الشركة المالك بعدم ادارة انواع محددة من الفنادق علي مقربة من المالك او في نفس المنطقة الجغرافية التي يعمل بها قد تكون هذة المنطقة مسافة معينة او مدينة معينة و ذلك لضمان عدم تعارض المصالح ما بين الشركة المديرة و الفندق الذي تقوم بادارتة .
ثامنا :-الموظفين بعد انتهاء العقد :
من البنود المهمة التي يجب ان يحتويها الاتفاقية هو وضع الموظفين يعد انتهاء مدة التعاقد و هل سيكونون تبيعا للشركة المالكة او المديرة بما يضمن سلامة العمل
تاسعا :- ممثل المالك Owner Representative
يجب و ضع بند خاص بممثل المالك و احقية المالك في وضع من ينوب عنة بالفندق و واجباتة و علاقتة بالشركة المديرة و تحديد سلطاتة الرقابية على التشغيل بالفندق على ان يكون هذا مكتوب بالتفصيل و بدقة حتى نتجنب سوء الفهم فيما بعد .
اتفاقيات عقود تشغيل و ادارة الفنادق
في ظل متغيرات عالم اليوم اليوم نستيقظ كل صباح لنجد مفاهيم جديدة و اساليب جديدة في مجال الضيافة و لعل من اهم ما حدث في السنوات الاخيرة هو انتشار فصل الادارة عن الملكية او ما يسمي بالشركات المديرة مما حدي بكثير من السلاسل العالمية لتقسيم مجال عملها الي شركتين رئيسيتين احدهما خاصة بالاستثمار في مجال الفنادق و الاخري شركات تشغيل و ادارة Management Company و حقوق امتياز Franchise و في مقال اليوم سنركز على عقود تشغيل و ادارة الفنادق Hotel Management Agreements
و سننظر اليوم الي عقد الادارة بتحيز قليلا الي جانب المالك و الذى غالبا في عالمنا العربي ما تكون خبرتة ليست كبيرة في مجال العقود او اعتمادة على مستشارين ينقصهم الخبرة و الالمام التام بهذا المجال الجديد نوعا ما على صناعة الضيافة و علينا بالوطن العربي بشكل خاص و سنتناول بقليل من التفصيل اهم البنود التي يجب تن يشتمل عليها العقد و الجوانب الاساسية التي يجب ان يغطيها كل بند:-
اولا :- اتعاب الادارة
و تشتمل على عنصرين رئيسين
· اتعاب اساسية Basic Fee و هى نسبة مؤية تمنح نظير قيام شركة الادارة بدور الوكيل في تشغيل الفندق و تتراوح مابين 2 % الي 4 % من مجمل الايراد Gross Revenue و يجب ان يتم تعريف ما هو " مجمل الايراد " بشكل واضح بالعقد وطبقا للنظام الامريكي الموحد لحسابات الفنادق – الاصدار العاشر edition usali 10 فهو يشمل اجمالي ايرادات الفندق بما فيها رسم الخدمة Service Charge
· اتعاب تشجيعية Incentive Fee و هي نسبة تشجيعية تمنح لشركة الادارة نتيجة تحقيقها هدف او مستوى ربحية معين منصوص علية بالعقد و يتخذ هذا الهدف المرغوب اشكال عديدة فقد يكون هذا الهدف هو تحقيق نسبة نمو معينة في الارباح من عام لعام او مبلغ معين من مجمل ربح التشغيل او عائد على الاستثمار للمالك متفق علية مسبقا
و في واقع الامر ان الاساس الذي تحسب علية الاتعاب التشجيعية يتتخذ اشكال مختلفة و تكون عادة كالتالي
1) ما بين 6 % الي 9 % من مجمل ربح التشغيل GOP
2) اوما بين 3 % الي 5 % من اجمالي الايرادات
3) او ما بين 10 % الي 15 % من صافي ربح التشغيل NOP
4) او ما بين 15 % الي 20 % من صافي ربح التشغيل المعدل Adjusted NOP
ثانبا :- التعريفات المحاسبية:
لا شك ان قيام المالك بالتفاوض على نسب اتعاب الادارة هو امر جيد و لكنة في رايي الشخصي ليس باهمية التفاوض على الاساس المحسوب علية هذة الاتعاب و التفاوض على الادراج المفصل لهذة التعريفا تو خاصة عند حساب التعاب التشجيعية Incentive Fee و كيفية حساب كل منها فعل سبيل المثال و فق للنظام الامريكي الموحد لحسابات الفنادق – الاصدار العاشر edition usali 10 هذا هو تعريف المصطلحات التالية :-
· مجمل ربح التشغيل Gross Operating Profit :
عبارة عن" ايرادات التشغيل مطروح منها( مصروفات اقسام التشغيل و مطروح منها ايضا مصروفات االاقسام الادارية و التسويق و المبيعات و الادارة الهندسية و الطاقة)"و التي يجب ان يتم سردها على سبيل الحصر باتفاقية الادارة و التشغيل و بالتالي فان الوصول لمجمل ربح التشغيل لا يشمل طرح مصروفات الادارة الاساسيةBasic fee و التي غالبا ما تطرح للوصل لمجمل ربح التشغيل المعدل الذى تحسب علية الاتعاب التشجيعية.
· صافي ربح التشغيل Net Operating Profit:
عبارة عن مجمل الربح التشغيل مطروح منة الاتي ( الاتعاب الاساسية و المصروفات الثابتة ( الايجار / الضرائب العقارية / التامين ) ) .
· صافي ربح التشغيل المعدل Adjusted Net Operating Profit :
و هو عبارة عن صافي ربح التشغيل مطروح منة مخصص الاحلال و التجديد.
· مخصص الاحلال و التجديد و الاضافات Replacement Reserve :
و يتحدد بنسبةمؤية من اجمالي ايراد الفندق تتراوح ما بين 2.5 % الي 3.5% تتزداد سنويا حتى تصل لنسبة معينة تقف عندها الغرض منها المحافظة على اصول الفندق لتسلميها للمالك عند نهاية العقد بحالة جيدة كذلك الاضافات اللازمة للتشغيل ايضا و يتم الصرف منة على حساب موازنة سنوية تعدها شركة الادارة بعد موافقة المالك عليها .
· مصروفات ما قبل التشغيل Pre Opening Expenses :
و تشمل المصروفات السابقة على تشغيل الفندق من مرتبات و كهرباء و خلافة و يجب ان تحدد تلك المصروفات تحديد دقيق على سبيل الحصر و مدة و طريقة استهلاكها و هل سيتم خصمها من مجمل ربح التشغيل قبل حساب الاتعاب التشجيعية ام لا
· ايرادات و مصروفات الافتتاح التجريبي Soft Opening Revenue & Expenses:
و هي الفترة السابقة على الافتتاح الرسمي للفندق و تكون عادة فترة تشغيل جزئي و تجريبي و عادة ما ينص اضافة مصروفات و ايرادات هذة الفترة الي السنة المالية الاولي للتشغبل الفعلي و الرسمي
ثالثا:- شروط تجديد الاتفاقية :
ان تجديد مدة العقد هو بند هام من بنود العقد و الذي غالبا يكون من حق المالك تقرير التجديد من عدمة و في بعض الحالات تصر شركة الادارة ان يكون لها هذا الحق و في هذة الحالة يجب على المالك وضع شرط بالعقد ليس من السهل تحقيقة و تتراوح مدة عقد الادارة ما بين 3 الي 10 سنوات بالنسبة للشركات العادية و ما بين 10 الي 20 للشركات العالمية المعروفة .
رابعا:- الموازنات و التقارير المالية :
يجب على الشركة المديرة ان تمد المالك بموازنة تشغيلية بالاضافة الي موانة راسمالية خاصة تشمل ايضا ما سيتم صرفة من مخصص الاحلال و التجديد و يجب موافقة المالك عليها لكن هذة الموافقة يجب الا تشكل عائق يمنع المدير من ادراة الفندق و فق معايير التشغيل المتفق عليها .
ايضا يجب ات تحتوي اتفاقية التشغيل على بند خاص بان تمد الشركة المدير المالك بتقاريرمالية تفصيلية و في الوقت المناسب وتكون هذة التقارير المالية مدققة من فترة لاخرى .
خامسا:-حق انهاء العقد :
المالك يكون غالبا لة الحق في انهاء العقد مقابل دفع غرامة للالغاء تكون مبلغ كبير عادة و في احيان اخرى يكون من حق المالك انهاء العقد دون دفع هذة الغرامة
المالك يقوم بانشاء فندق و لاي سبب من الاسباب هذا الفندق لن يكتمل و لن يرى النور في هذة الحالة يحق للمالك الالغاء دون دفع غرامة الالغاء
الخطا الجسيم للشركة المديرة في تشغيل الفندق
بيع الفندق لطرف اخر
فشل شركة الادارة في تحقيق مستوى معين من الاداء او الربحبة
اذا حدث تغيرات جوهرية في الشركة المديرة
ايضا يجب في هذا البند من العقد تحديد طريقة التسليم و التسلم بين الشركة المنتهي عقدها و المالك و كذلك المدة الزمنية لهذا التسليم و التسلم بما يضمن ان تسير العملية التشغيلية بكفاءة و سلاسة و لا تتاثر بهذا .
سادسا :- خدمات المجموعة :
تعرف خدمات المجموعة على انها " الخدمات التي ستؤدي بكفاءة اذا شملت المجموعة ككل و تكون افضل من ان يؤديها كل فندق بمفردة مثل انظمة الحجز و الموقع الالكتروني و تسويق و الاعلان " و يجب عند تحميل الشركة المديرة الفندق هذة الخدمات التاكد من تكلفتها و اساس التحميل هل هو نفس الاساس الذى تقوم الشركة المديرةباستخدامة عند تحميل الفنادق المملوكة لها بالمصروفات المشتركة ام لا و كذلك يجب ان لا يتحمل المالك اي تكلفة خدمات لم يستفيد منها .
سابعا :- شرط عدم المنافسة :
شرط يقوم المالك بوضعة بمقتضاة تتعهد الشركة المالك بعدم ادارة انواع محددة من الفنادق علي مقربة من المالك او في نفس المنطقة الجغرافية التي يعمل بها قد تكون هذة المنطقة مسافة معينة او مدينة معينة و ذلك لضمان عدم تعارض المصالح ما بين الشركة المديرة و الفندق الذي تقوم بادارتة .
ثامنا :-الموظفين بعد انتهاء العقد :
من البنود المهمة التي يجب ان يحتويها الاتفاقية هو وضع الموظفين يعد انتهاء مدة التعاقد و هل سيكونون تبيعا للشركة المالكة او المديرة بما يضمن سلامة العمل
تاسعا :- ممثل المالك Owner Representative
يجب و ضع بند خاص بممثل المالك و احقية المالك في وضع من ينوب عنة بالفندق و واجباتة و علاقتة بالشركة المديرة و تحديد سلطاتة الرقابية على التشغيل بالفندق على ان يكون هذا مكتوب بالتفصيل و بدقة حتى نتجنب سوء الفهم فيما بعد .
كانت السطور السابقة هي محاولة بسيطة للتوعية بمخاطر عدم فهم طريقة صياغة عقود الادارة و ما قد يترتب عليها من ضياع حقوق المالك و من مشاكل نكون في غنى عنها اذا اعطينا كل بند من بنود العقد حقة في الدراسة و البحث
في ظل متغيرات عالم اليوم اليوم نستيقظ كل صباح لنجد مفاهيم جديدة و اساليب جديدة في مجال الضيافة و لعل من اهم ما حدث في السنوات الاخيرة هو انتشار فصل الادارة عن الملكية او ما يسمي بالشركات المديرة مما حدي بكثير من السلاسل العالمية لتقسيم مجال عملها الي شركتين رئيسيتين احدهما خاصة بالاستثمار في مجال الفنادق و الاخري شركات تشغيل و ادارة Management Company و حقوق امتياز Franchise و في مقال اليوم سنركز على عقود تشغيل و ادارة الفنادق Hotel Management Agreements
و سننظر اليوم الي عقد الادارة بتحيز قليلا الي جانب المالك و الذى غالبا في عالمنا العربي ما تكون خبرتة ليست كبيرة في مجال العقود او اعتمادة على مستشارين ينقصهم الخبرة و الالمام التام بهذا المجال الجديد نوعا ما على صناعة الضيافة و علينا بالوطن العربي بشكل خاص و سنتناول بقليل من التفصيل اهم البنود التي يجب تن يشتمل عليها العقد و الجوانب الاساسية التي يجب ان يغطيها كل بند:-
اولا :- اتعاب الادارة
و تشتمل على عنصرين رئيسين
· اتعاب اساسية Basic Fee و هى نسبة مؤية تمنح نظير قيام شركة الادارة بدور الوكيل في تشغيل الفندق و تتراوح مابين 2 % الي 4 % من مجمل الايراد Gross Revenue و يجب ان يتم تعريف ما هو " مجمل الايراد " بشكل واضح بالعقد وطبقا للنظام الامريكي الموحد لحسابات الفنادق – الاصدار العاشر editionusali 10 فهو يشمل اجمالي ايرادات الفندق بما فيها رسم الخدمة Service Charge
· اتعاب تشجيعية Incentive Feeو هي نسبة تشجيعية تمنح لشركة الادارة نتيجة تحقيقها هدف او مستوى ربحية معين منصوص علية بالعقد و يتخذ هذا الهدف المرغوب اشكال عديدة فقد يكون هذا الهدف هو تحقيق نسبة نمو معينة في الارباح من عام لعام او مبلغ معين من مجمل ربح التشغيل او عائد على الاستثمار للمالك متفق علية مسبقا
و في واقع الامر ان الاساس الذي تحسب علية الاتعاب التشجيعية يتتخذ اشكال مختلفة و تكون عادة كالتالي
1) ما بين 6 % الي 9 % من مجمل ربح التشغيل GOP
2) اوما بين 3 % الي 5 % من اجمالي الايرادات
3) او ما بين 10% الي 15 % من صافي ربح التشغيل NOP
4) او ما بين 15 % الي 20 % من صافي ربح التشغيل المعدل Adjusted NOP
ثانبا :- التعريفات المحاسبية:
لا شك ان قيام المالك بالتفاوض على نسب اتعاب الادارة هو امر جيد و لكنة في رايي الشخصي ليس باهمية التفاوض على الاساس المحسوب علية هذة الاتعاب و التفاوض على الادراج المفصل لهذة التعريفا تو خاصة عند حساب التعاب التشجيعية Incentive Fee و كيفية حساب كل منها فعل سبيل المثال و فق للنظام الامريكي الموحد لحسابات الفنادق – الاصدار العاشر editionusali 10 هذا هو تعريف المصطلحات التالية :-
· مجمل ربح التشغيل Gross Operating Profit:
عبارة عن" ايرادات التشغيل مطروح منها( مصروفات اقسام التشغيل و مطروح منها ايضا مصروفات االاقسام الادارية و التسويق و المبيعات و الادارة الهندسية و الطاقة)"و التي يجب ان يتم سردها على سبيل الحصر باتفاقية الادارة و التشغيل و بالتالي فان الوصول لمجمل ربح التشغيل لا يشمل طرح مصروفات الادارة الاساسيةBasic fee و التي غالبا ما تطرح للوصل لمجمل ربح التشغيل المعدل الذى تحسب علية الاتعاب التشجيعية.
· صافي ربح التشغيل Net Operating Profit:
عبارة عن مجمل الربح التشغيل مطروح منة الاتي ( الاتعاب الاساسية و المصروفات الثابتة ( الايجار / الضرائب العقارية / التامين ) ) .
· صافي ربح التشغيل المعدل Adjusted Net Operating Profit :
و هو عبارة عن صافي ربح التشغيل مطروح منة مخصص الاحلال و التجديد.
· مخصص الاحلال و التجديد و الاضافات Replacement Reserve :
و يتحدد بنسبةمؤية من اجمالي ايراد الفندق تتراوح ما بين 2.5 % الي 3.5% تتزداد سنويا حتى تصل لنسبة معينة تقف عندها الغرض منها المحافظة على اصول الفندق لتسلميها للمالك عند نهاية العقد بحالة جيدة كذلك الاضافات اللازمة للتشغيل ايضا و يتم الصرف منة على حساب موازنة سنوية تعدها شركة الادارة بعد موافقة المالك عليها .
· مصروفات ما قبل التشغيل Pre Opening Expenses :
و تشمل المصروفات السابقة على تشغيل الفندق من مرتبات و كهرباء و خلافة و يجب ان تحدد تلك المصروفات تحديد دقيق على سبيل الحصر و مدة و طريقة استهلاكها و هل سيتم خصمها من مجمل ربح التشغيل قبل حساب الاتعاب التشجيعية ام لا
· ايرادات و مصروفات الافتتاح التجريبي Soft Opening Revenue & Expenses:
و هي الفترة السابقة على الافتتاح الرسمي للفندق و تكون عادة فترة تشغيل جزئي و تجريبي و عادة ما ينص اضافة مصروفات و ايرادات هذة الفترة الي السنة المالية الاولي للتشغبل الفعلي و الرسمي
ثالثا:- شروط تجديد الاتفاقية :
ان تجديد مدة العقد هو بند هام من بنود العقد و الذي غالبا يكون من حق المالك تقرير التجديد من عدمة و في بعض الحالات تصر شركة الادارة ان يكون لها هذا الحق و في هذة الحالة يجب على المالك وضع شرط بالعقد ليس من السهل تحقيقة و تتراوح مدة عقد الادارة ما بين 3 الي 10 سنوات بالنسبة للشركات العادية و ما بين 10 الي 20 للشركات العالمية المعروفة .
رابعا:- الموازنات و التقارير المالية :
يجب على الشركة المديرة ان تمد المالك بموازنة تشغيلية بالاضافة الي موانة راسمالية خاصة تشمل ايضا ما سيتم صرفة من مخصص الاحلال و التجديد و يجب موافقة المالك عليها لكن هذة الموافقة يجب الا تشكل عائق يمنع المدير من ادراة الفندق و فق معايير التشغيل المتفق عليها .
ايضا يجب ات تحتوي اتفاقية التشغيل على بند خاص بان تمد الشركة المدير المالك بتقاريرمالية تفصيلية و في الوقت المناسب وتكون هذة التقارير المالية مدققة من فترة لاخرى .
خامسا:-حق انهاء العقد :
المالك يكون غالبا لة الحق في انهاء العقد مقابل دفع غرامة للالغاء تكون مبلغ كبير عادة و في احيان اخرى يكون من حق المالك انهاء العقد دون دفع هذة الغرامة
المالك يقوم بانشاء فندق و لاي سبب من الاسباب هذا الفندق لن يكتمل و لن يرى النور في هذة الحالة يحق للمالك الالغاء دون دفع غرامة الالغاء
الخطا الجسيم للشركة المديرة في تشغيل الفندق
بيع الفندق لطرف اخر
فشل شركة الادارة في تحقيق مستوى معين من الاداء او الربحبة
اذا حدث تغيرات جوهرية في الشركة المديرة
ايضا يجب في هذا البند من العقد تحديد طريقة التسليم و التسلم بين الشركة المنتهي عقدها و المالك و كذلك المدة الزمنية لهذا التسليم و التسلم بما يضمن ان تسير العملية التشغيلية بكفاءة و سلاسة و لا تتاثر بهذا .
سادسا :- خدمات المجموعة :
تعرف خدمات المجموعة على انها " الخدمات التي ستؤدي بكفاءة اذا شملت المجموعة ككل و تكون افضل من ان يؤديها كل فندق بمفردة مثل انظمة الحجز و الموقع الالكتروني و تسويق و الاعلان " و يجب عند تحميل الشركة المديرة الفندق هذة الخدمات التاكد من تكلفتها و اساس التحميل هل هو نفس الاساس الذى تقوم الشركة المديرةباستخدامة عند تحميل الفنادق المملوكة لها بالمصروفات المشتركة ام لا و كذلك يجب ان لا يتحمل المالك اي تكلفة خدمات لم يستفيد منها .
سابعا :- شرط عدم المنافسة :
شرط يقوم المالك بوضعة بمقتضاة تتعهد الشركة المالك بعدم ادارة انواع محددة من الفنادق علي مقربة من المالك او في نفس المنطقة الجغرافية التي يعمل بها قد تكون هذة المنطقة مسافة معينة او مدينة معينة و ذلك لضمان عدم تعارض المصالح ما بين الشركة المديرة و الفندق الذي تقوم بادارتة .
ثامنا :-الموظفين بعد انتهاء العقد :
من البنود المهمة التي يجب ان يحتويها الاتفاقية هو وضع الموظفين يعد انتهاء مدة التعاقد و هل سيكونون تبيعا للشركة المالكة او المديرة بما يضمن سلامة العمل
تاسعا :- ممثل المالك Owner Representative
يجب و ضع بند خاص بممثل المالك و احقية المالك في وضع من ينوب عنة بالفندق و واجباتة و علاقتة بالشركة المديرة و تحديد سلطاتة الرقابية على التشغيل بالفندق على ان يكون هذا مكتوب بالتفصيل و بدقة حتى نتجنب سوء الفهم فيما بعد .
اتفاقيات عقود تشغيل و ادارة الفنادق
في ظل متغيرات عالم اليوم اليوم نستيقظ كل صباح لنجد مفاهيم جديدة و اساليب جديدة في مجال الضيافة و لعل من اهم ما حدث في السنوات الاخيرة هو انتشار فصل الادارة عن الملكية او ما يسمي بالشركات المديرة مما حدي بكثير من السلاسل العالمية لتقسيم مجال عملها الي شركتين رئيسيتين احدهما خاصة بالاستثمار في مجال الفنادق و الاخري شركات تشغيل و ادارة Management Company و حقوق امتياز Franchise و في مقال اليوم سنركز على عقود تشغيل و ادارة الفنادق Hotel Management Agreements
و سننظر اليوم الي عقد الادارة بتحيز قليلا الي جانب المالك و الذى غالبا في عالمنا العربي ما تكون خبرتة ليست كبيرة في مجال العقود او اعتمادة على مستشارين ينقصهم الخبرة و الالمام التام بهذا المجال الجديد نوعا ما على صناعة الضيافة و علينا بالوطن العربي بشكل خاص و سنتناول بقليل من التفصيل اهم البنود التي يجب تن يشتمل عليها العقد و الجوانب الاساسية التي يجب ان يغطيها كل بند:-
اولا :- اتعاب الادارة
و تشتمل على عنصرين رئيسين
· اتعاب اساسية Basic Fee و هى نسبة مؤية تمنح نظير قيام شركة الادارة بدور الوكيل في تشغيل الفندق و تتراوح مابين 2 % الي 4 % من مجمل الايراد Gross Revenue و يجب ان يتم تعريف ما هو " مجمل الايراد " بشكل واضح بالعقد وطبقا للنظام الامريكي الموحد لحسابات الفنادق – الاصدار العاشر edition usali 10 فهو يشمل اجمالي ايرادات الفندق بما فيها رسم الخدمة Service Charge
· اتعاب تشجيعية Incentive Fee و هي نسبة تشجيعية تمنح لشركة الادارة نتيجة تحقيقها هدف او مستوى ربحية معين منصوص علية بالعقد و يتخذ هذا الهدف المرغوب اشكال عديدة فقد يكون هذا الهدف هو تحقيق نسبة نمو معينة في الارباح من عام لعام او مبلغ معين من مجمل ربح التشغيل او عائد على الاستثمار للمالك متفق علية مسبقا
و في واقع الامر ان الاساس الذي تحسب علية الاتعاب التشجيعية يتتخذ اشكال مختلفة و تكون عادة كالتالي
1) ما بين 6 % الي 9 % من مجمل ربح التشغيل GOP
2) اوما بين 3 % الي 5 % من اجمالي الايرادات
3) او ما بين 10 % الي 15 % من صافي ربح التشغيل NOP
4) او ما بين 15 % الي 20 % من صافي ربح التشغيل المعدل Adjusted NOP
ثانبا :- التعريفات المحاسبية:
لا شك ان قيام المالك بالتفاوض على نسب اتعاب الادارة هو امر جيد و لكنة في رايي الشخصي ليس باهمية التفاوض على الاساس المحسوب علية هذة الاتعاب و التفاوض على الادراج المفصل لهذة التعريفا تو خاصة عند حساب التعاب التشجيعية Incentive Fee و كيفية حساب كل منها فعل سبيل المثال و فق للنظام الامريكي الموحد لحسابات الفنادق – الاصدار العاشر edition usali 10 هذا هو تعريف المصطلحات التالية :-
· مجمل ربح التشغيل Gross Operating Profit :
عبارة عن" ايرادات التشغيل مطروح منها( مصروفات اقسام التشغيل و مطروح منها ايضا مصروفات االاقسام الادارية و التسويق و المبيعات و الادارة الهندسية و الطاقة)"و التي يجب ان يتم سردها على سبيل الحصر باتفاقية الادارة و التشغيل و بالتالي فان الوصول لمجمل ربح التشغيل لا يشمل طرح مصروفات الادارة الاساسيةBasic fee و التي غالبا ما تطرح للوصل لمجمل ربح التشغيل المعدل الذى تحسب علية الاتعاب التشجيعية.
· صافي ربح التشغيل Net Operating Profit:
عبارة عن مجمل الربح التشغيل مطروح منة الاتي ( الاتعاب الاساسية و المصروفات الثابتة ( الايجار / الضرائب العقارية / التامين ) ) .
· صافي ربح التشغيل المعدل Adjusted Net Operating Profit :
و هو عبارة عن صافي ربح التشغيل مطروح منة مخصص الاحلال و التجديد.
· مخصص الاحلال و التجديد و الاضافات Replacement Reserve :
و يتحدد بنسبةمؤية من اجمالي ايراد الفندق تتراوح ما بين 2.5 % الي 3.5% تتزداد سنويا حتى تصل لنسبة معينة تقف عندها الغرض منها المحافظة على اصول الفندق لتسلميها للمالك عند نهاية العقد بحالة جيدة كذلك الاضافات اللازمة للتشغيل ايضا و يتم الصرف منة على حساب موازنة سنوية تعدها شركة الادارة بعد موافقة المالك عليها .
· مصروفات ما قبل التشغيل Pre Opening Expenses :
و تشمل المصروفات السابقة على تشغيل الفندق من مرتبات و كهرباء و خلافة و يجب ان تحدد تلك المصروفات تحديد دقيق على سبيل الحصر و مدة و طريقة استهلاكها و هل سيتم خصمها من مجمل ربح التشغيل قبل حساب الاتعاب التشجيعية ام لا
· ايرادات و مصروفات الافتتاح التجريبي Soft Opening Revenue & Expenses:
و هي الفترة السابقة على الافتتاح الرسمي للفندق و تكون عادة فترة تشغيل جزئي و تجريبي و عادة ما ينص اضافة مصروفات و ايرادات هذة الفترة الي السنة المالية الاولي للتشغبل الفعلي و الرسمي
ثالثا:- شروط تجديد الاتفاقية :
ان تجديد مدة العقد هو بند هام من بنود العقد و الذي غالبا يكون من حق المالك تقرير التجديد من عدمة و في بعض الحالات تصر شركة الادارة ان يكون لها هذا الحق و في هذة الحالة يجب على المالك وضع شرط بالعقد ليس من السهل تحقيقة و تتراوح مدة عقد الادارة ما بين 3 الي 10 سنوات بالنسبة للشركات العادية و ما بين 10 الي 20 للشركات العالمية المعروفة .
رابعا:- الموازنات و التقارير المالية :
يجب على الشركة المديرة ان تمد المالك بموازنة تشغيلية بالاضافة الي موانة راسمالية خاصة تشمل ايضا ما سيتم صرفة من مخصص الاحلال و التجديد و يجب موافقة المالك عليها لكن هذة الموافقة يجب الا تشكل عائق يمنع المدير من ادراة الفندق و فق معايير التشغيل المتفق عليها .
ايضا يجب ات تحتوي اتفاقية التشغيل على بند خاص بان تمد الشركة المدير المالك بتقاريرمالية تفصيلية و في الوقت المناسب وتكون هذة التقارير المالية مدققة من فترة لاخرى .
خامسا:-حق انهاء العقد :
المالك يكون غالبا لة الحق في انهاء العقد مقابل دفع غرامة للالغاء تكون مبلغ كبير عادة و في احيان اخرى يكون من حق المالك انهاء العقد دون دفع هذة الغرامة
المالك يقوم بانشاء فندق و لاي سبب من الاسباب هذا الفندق لن يكتمل و لن يرى النور في هذة الحالة يحق للمالك الالغاء دون دفع غرامة الالغاء
الخطا الجسيم للشركة المديرة في تشغيل الفندق
بيع الفندق لطرف اخر
فشل شركة الادارة في تحقيق مستوى معين من الاداء او الربحبة
اذا حدث تغيرات جوهرية في الشركة المديرة
ايضا يجب في هذا البند من العقد تحديد طريقة التسليم و التسلم بين الشركة المنتهي عقدها و المالك و كذلك المدة الزمنية لهذا التسليم و التسلم بما يضمن ان تسير العملية التشغيلية بكفاءة و سلاسة و لا تتاثر بهذا .
سادسا :- خدمات المجموعة :
تعرف خدمات المجموعة على انها " الخدمات التي ستؤدي بكفاءة اذا شملت المجموعة ككل و تكون افضل من ان يؤديها كل فندق بمفردة مثل انظمة الحجز و الموقع الالكتروني و تسويق و الاعلان " و يجب عند تحميل الشركة المديرة الفندق هذة الخدمات التاكد من تكلفتها و اساس التحميل هل هو نفس الاساس الذى تقوم الشركة المديرةباستخدامة عند تحميل الفنادق المملوكة لها بالمصروفات المشتركة ام لا و كذلك يجب ان لا يتحمل المالك اي تكلفة خدمات لم يستفيد منها .
سابعا :- شرط عدم المنافسة :
شرط يقوم المالك بوضعة بمقتضاة تتعهد الشركة المالك بعدم ادارة انواع محددة من الفنادق علي مقربة من المالك او في نفس المنطقة الجغرافية التي يعمل بها قد تكون هذة المنطقة مسافة معينة او مدينة معينة و ذلك لضمان عدم تعارض المصالح ما بين الشركة المديرة و الفندق الذي تقوم بادارتة .
ثامنا :-الموظفين بعد انتهاء العقد :
من البنود المهمة التي يجب ان يحتويها الاتفاقية هو وضع الموظفين يعد انتهاء مدة التعاقد و هل سيكونون تبيعا للشركة المالكة او المديرة بما يضمن سلامة العمل
تاسعا :- ممثل المالك Owner Representative
يجب و ضع بند خاص بممثل المالك و احقية المالك في وضع من ينوب عنة بالفندق و واجباتة و علاقتة بالشركة المديرة و تحديد سلطاتة الرقابية على التشغيل بالفندق على ان يكون هذا مكتوب بالتفصيل و بدقة حتى نتجنب سوء الفهم فيما بعد .
كانت السطور السابقة هي محاولة بسيطة للتوعية بمخاطر عدم فهم طريقة صياغة عقود الادارة و ما قد يترتب عليها من ضياع حقوق المالك و من مشاكل نكون في غنى عنها اذا اعطينا كل بند من بنود العقد حقة في الدراسة و البحث