الرئيسية
وظيفة المراجع الليلي night auditor
بداية :
اجراءات المراجعة الليلة تختلف من فندق لاخرطبقا ل الحجم و نظم ادارة المعلومات و توجة الادارة ما سنحاول طرحة في الموضوع التالي هو الخطوط الرئيسية لاجراءات المراجعة الليلية و مهام المراجع الليلي
التبيعية الادارية و الفنية :
· التبعية ل قسم الاستقبال : بعد ما حدث من تقدم نظم ادارة المعلومات وبرمجيات ادارة المنشات السياحية هناك من يرى بتراجع دور المراجع الليلية حيث ان معظم العمليات التي كانت تتطلب مهارات حسابية تتم بشكل روتيني من خلال نظام ادارة المعلومات وبالتالي يرى اصحاب هذا الراي ان المراجع الليلي ما هو الا موظف استقبال ليلي او مشغل بيانات
· التبيعة لقسم المحاسبة و المالية :ويرى انصار هذا الراي انة بالرغم من التقدم الهائل في مجال نظم المعلومات وبالرغم من من ان اغلب اجراءات المراجعة الليلة تمت ميكنتها الا انة المراجع الليلي يجب ان يتسم بمهارات محاسبية خاصة فيما يتعلق بحساب النزلاء و الائتمان الممنوح للنزلاء
· رايي الشخصي : ان المراجع الليلي الناجح يجب ان يكون مر بفترة كافية من العمل كموظف استقبال مدة اقلها 4 اشهر بداية ثم اصبح مراجع ليلي وتكون تبيعيتة الفنية و الادارية للادارة المالية على ان يتسم بخبرات محاسبية و فندقية على درجة عالية ولا يجب ان يتبع باي حال من الاحوال قسم الاستقبال فانا اعتبر ان المراجع الليلي هو عصب مراجعة العملية التشغيلية فيما يتعلق بالمكاتب الامامية و المطاعم و باقي الاقسام الربحية الخ و هو اقدر شخص قادر على اكتشاف الاخطاء و التلاعب بالجانب التشغيلي.
وقت العمل :
في مجال الفنادق يختلف يوم العمل من حيث نهايتة او بدايتة عن اليوم الطبيعي . فهو يتم تحديدة عن طريق ادارة الفندق و غالبا يكون بنهاية عمل المطاعم الرئيسية بالفندق او بوصول اخر نزيل او اغلاق قاعة الحفلات ويعتبر نهاية اليوم المحاسبي وبداية عمل المراجعة الليلية ايضا .
من بداية عمل المراجع الليلي حتى نهاية فترة المراجعة اي فواتير خاصة بالاغذية و المشروبات او التليفونات او اي قسم اخر تدخل ضمن محاسبة اليوم التالي
بيئة التشغيل المستخدمة :
· المراجعة تتم يدويا : في حالة عدم استخدام اي نظام الكتروني
· نصف الي: استخدام الات ترحيل الحسابات
· الكتروني متكامل : في حالة استخدام نظام لادارة المعلومات
خطوات عمل المراجع الليلي :
1) ترحيل العمليات المفتوحة :
يجب على المراجع ان يتاكد من ان العمليات المفتوحة تم ترحيلها و اثرت بالحسابات الخاصة بها و هذا يتطلب انتظار وصول اخر فاتورة للطعام و الشراب بالاضافة الى التاكد من ترحيل تلك الفواتير بحسابات النزلاء . فاذا لم يتم ترحيل الفاتورة في نفس تاريخها سيؤدي الي اخطاء في ارصدة الحسابات و ملخص التقارير سيكون معقد بدون داعي . للتالكد من ان كل العمليات تم ترحيلها يقوم بمراجعة الكابتن اوردر مع الفواتير الخاصة بها و التاكد من ترحيل الفاتورة الي حساب النزيل .
2) مراجعة الكابتن اوردر مع فواتير الاغذية و المشروبات :
الكابتن اوردر : هو ذلك الدفتر الذي يحملة الكابتن بالمطعم على سبيل المثال و يدون بة طلبات العميل و يتكون هذا الدفتر عادة من اصل و صورتين الاصل و الصورة يتم ختمة من الكاشير و يترك الاصل للكاشير من خلالة يقوم بتسجيل الطلبات بفاتورة العميل وصورة تذهب للمطبخ ليقوم الشيف بالتاكد من ختم الكاشير و يقوم باعداد الطلب و يحتفظ بهذة النسخة عندة و التي ترسل بعد انتهاء العمل للمراجع الليلي اما النسخة الثالثة و الاخيرة تظل بالدفتر
كيف تتم المراجعة ؟
يقوم المراجع الليلي بارفاق كل صورة من الكابتن اوردر بالمطبخ مع الاصل الخاص بها و التاكد من مطابقة الكميات بكل من الصورة و الاصل في التهاية قد يكون هناك امرين اما صور بالمطخ لا اصل لها ولا يوجد بها اذن ارتجاع و تكون عادة غير مختومة و في هذة الحالة يكون هناك اوردر خرج من المطبخ و لم يتم المحاسبة علية و في هذة الحالة تحمل قيمة الاوردر للكابتن المسؤل . كذلك يتم مراجعة سريل الكابتن اوردر
3) ترصيد الاقسام
لاكتشاف اخطاء الترحيل يفضل ان يتم ترصيد الاقسام اولا . هذة العملية الهدف منها التاكد ان حسابات المكاتب الامامية ( فوليوز الغرف و فوليوز حساب العملاء و حسابات النقدية ) متزنة مقابل عمليات الاقسام . هذا الاجراء لن يؤدي بالطبع الى اكتشاف اخطاء التوجية من حساب غرفة الى حساب غرفة اخرى فلا يوجد شيء يضمن ذلك و لكن في ظل النظم الالية هذة الاخطاء نادرة الحدوث
4) مطابقة حالة الغرف discrepancies report
بقوم المراجع بمطابقة تقرير حالة الغرف للاشراف الداخلي في جميع الاوقات بتقرير حالة الغرف لقسم الاستقبال و يتم عمل مطابقة بين التقريرين و معرفة اسباب الاختلافات و التقصي عنها ان وجدت مع عمل تسوية لها للوصول للعدد الصحيح من الغرف المشغولة لتلك الليلة و تكون الاخطاء اما من خطا بكتابة التقرير او خطا بالعد الفعلي او هناك غرفة تم تسكينها دون علم قسم الاستقبال و في هذة الحالة يتحمل المسؤلية قسم الاشراف الداخلي او يكون هناك غرفة تمت المغادرة و مازال الحساب معلق بقسم الاستقبال
5) مطابقة المفاتيح الموجودة بالراك ( رف المفاتيح ):
مطابقة المفاتيح الموجودة بالراك ( رف المفاتيح ) مع الغرف غير المشغولةلان عدم وجود مفتاح الغرفة ربما يكون دليل على تسكين الغرفة دون ادراجها بنظام الحاسب . و في ظل التطور الحالي و مع اختفاء المفاتيح و حلت الكروت الالكترونية بدلا منها لذلك يجب طباعة التقرير الخاصة بكروت الغرف المشغولة ومقارنتها مع الفوليو الخاصة بالغرف المشغولة فعلا و مراجعة مدة صلاحية كل كارت ومقارنتها بتاريخ المغادرة و العربون المدفوع من تحت الحساب
6) التاكد من اسعار الغرفroom rate
في بيئة العمل اليدوية او النصف الية هام حدا التاكد من اسعار الغرف . بعض الفنادق في ظل النظام الالي يتم التاكد منة مقارنة بالحجز الاصلي . يجب التاكد من تحميل كل غرفة بالسعر الصحيح .حتي يتم التاكد من صحة الاحصائيات
7) التاكد من ايرادات no show
ال no show هي عبارة عن ايرادات عميل قام بحجز غرفة حجز مؤكد و دفع عربون و لكنة لم ياتي مما ادي لحجز الغرفة باسمة و لم يتم تسكينها . لذلك يجب التاكد من صحة ال no show ففي كثير من الاحيان يكون نتيجة لتكرار الحجز او تكون الغرفة مشغولة بالفعل ولكن لم تتكتمل اجراءات التسكين لذلك يجب التاكد من ان no show هى ايرادات فعلية نتيجة عدم مجيء العميل
ترحيل اسعار الغرف و الضرائب
قيمة مبيت النزيل عادة يتم ترحيلها لحساب النزلاء بنهاية اليوم لذلك فالحاسب الالي يستطيع اتوماتيكيا ترحيل قيمة مبيت النزيل بالكامل لكل الغرفو للتاكد من صحة الترحيل يفضل استخدام اكواد للاسعار ذلك لضمان صحة ترحيل اسعار الغرف في النظام اليدوي ايضا يتم القيام بهذة العملية لكنها تستهلك وقت كبير للغاية
9) اعداد التقارير
التقارير الاتية يقوم باعدادها المراجع الليلي او استخرجها من نظام الحاسب الالي
التقارير النهائية المفصلة و المختصرة للاقسام
تقرير التشغيل اليومي " وهو يلخص عمل اليوم كلة ويعطي ملخص عن الايرادات و العملاء و احصائيات التشغيل و العمليات النقدية
تقرير الارصدة العالية بحساب النزلاء و الذي يوضح ارصدة النزلاء المتجاوزة لحد الائتمان
تقرير غرف المجموعات
تقرير غرف الضيافة
10) عمل نسخ احتياطي للتظام back up
في الانظمة اليدوية و النصف الية كل ارصدة النظام تصفر . و في الانظمة الالية يتم عمل نسخة احتياطية back up يوميا ثم بعد ذلك يتم عمل تحديث للنظام و الذى يؤدي الى تغيير تاريخ الفندق لليوم التالي . قبل تغيير التاريخ يكون برنامج المكاتب الامامية مجهز لاستخراج تقارير نهاية اليوم و التي تتضمن ما يلي
تقرير النزلاء
تقرير حالة الغرف
تقرير حساب النزلاء
تقارير القادمين و المغادرين
هذة الارصدة نكون بحاجة لها اذا حدثت مشاكل اثناء عمل النسخ الاحتياطي. و ايضا هذة التقارير في غاية الاهمية لقسم المحاسبة و التسويق
11) تغيير تاريخ اليوم change hotel date
ويتم تغيير تاريخ الفندق في النظم النصف الية يدويا بواسطة المراجع الليلي و في النظم الالية يتم برمجة برنامج المكاتب الامامية لانتاج التقارير المطلوبة و عمل نسخ احتياطي ثم بعد ذلك تغيير يوم الفندق "قلب الليلة "
12) توزيع التقارير
توزيع التقارير المناسبة على الاقسام المختلفة
بداية :
اجراءات المراجعة الليلة تختلف من فندق لاخرطبقا ل الحجم و نظم ادارة المعلومات و توجة الادارة ما سنحاول طرحة في الموضوع التالي هو الخطوط الرئيسية لاجراءات المراجعة الليلية و مهام المراجع الليلي
التبيعية الادارية و الفنية :
· التبعية ل قسم الاستقبال : بعد ما حدث من تقدم نظم ادارة المعلومات وبرمجيات ادارة المنشات السياحية هناك من يرى بتراجع دور المراجع الليلية حيث ان معظم العمليات التي كانت تتطلب مهارات حسابية تتم بشكل روتيني من خلال نظام ادارة المعلومات وبالتالي يرى اصحاب هذا الراي ان المراجع الليلي ما هو الا موظف استقبال ليلي او مشغل بيانات
· التبيعة لقسم المحاسبة و المالية :ويرى انصار هذا الراي انة بالرغم من التقدم الهائل في مجال نظم المعلومات وبالرغم من من ان اغلب اجراءات المراجعة الليلة تمت ميكنتها الا انة المراجع الليلي يجب ان يتسم بمهارات محاسبية خاصة فيما يتعلق بحساب النزلاء و الائتمان الممنوح للنزلاء
· رايي الشخصي : ان المراجع الليلي الناجح يجب ان يكون مر بفترة كافية من العمل كموظف استقبال مدة اقلها 4 اشهر بداية ثم اصبح مراجع ليلي وتكون تبيعيتة الفنية و الادارية للادارة المالية على ان يتسم بخبرات محاسبية و فندقية على درجة عالية ولا يجب ان يتبع باي حال من الاحوال قسم الاستقبال فانا اعتبر ان المراجع الليلي هو عصب مراجعة العملية التشغيلية فيما يتعلق بالمكاتب الامامية و المطاعم و باقي الاقسام الربحية الخ و هو اقدر شخص قادر على اكتشاف الاخطاء و التلاعب بالجانب التشغيلي.
وقت العمل :
في مجال الفنادق يختلف يوم العمل من حيث نهايتة او بدايتة عن اليوم الطبيعي . فهو يتم تحديدة عن طريق ادارة الفندق و غالبا يكون بنهاية عمل المطاعم الرئيسية بالفندق او بوصول اخر نزيل او اغلاق قاعة الحفلات ويعتبر نهاية اليوم المحاسبي وبداية عمل المراجعة الليلية ايضا .
من بداية عمل المراجع الليلي حتى نهاية فترة المراجعة اي فواتير خاصة بالاغذية و المشروبات او التليفونات او اي قسم اخر تدخل ضمن محاسبة اليوم التالي
بيئة التشغيل المستخدمة :
· المراجعة تتم يدويا : في حالة عدم استخدام اي نظام الكتروني
· نصف الي: استخدام الات ترحيل الحسابات
· الكتروني متكامل : في حالة استخدام نظام لادارة المعلومات
خطوات عمل المراجع الليلي :
1) ترحيل العمليات المفتوحة :
يجب على المراجع ان يتاكد من ان العمليات المفتوحة تم ترحيلها و اثرت بالحسابات الخاصة بها و هذا يتطلب انتظار وصول اخر فاتورة للطعام و الشراب بالاضافة الى التاكد من ترحيل تلك الفواتير بحسابات النزلاء . فاذا لم يتم ترحيل الفاتورة في نفس تاريخها سيؤدي الي اخطاء في ارصدة الحسابات و ملخص التقارير سيكون معقد بدون داعي . للتالكد من ان كل العمليات تم ترحيلها يقوم بمراجعة الكابتن اوردر مع الفواتير الخاصة بها و التاكد من ترحيل الفاتورة الي حساب النزيل .
2) مراجعة الكابتن اوردر مع فواتير الاغذية و المشروبات :
الكابتن اوردر : هو ذلك الدفتر الذي يحملة الكابتن بالمطعم على سبيل المثال و يدون بة طلبات العميل و يتكون هذا الدفتر عادة من اصل و صورتين الاصل و الصورة يتم ختمة من الكاشير و يترك الاصل للكاشير من خلالة يقوم بتسجيل الطلبات بفاتورة العميل وصورة تذهب للمطبخ ليقوم الشيف بالتاكد من ختم الكاشير و يقوم باعداد الطلب و يحتفظ بهذة النسخة عندة و التي ترسل بعد انتهاء العمل للمراجع الليلي اما النسخة الثالثة و الاخيرة تظل بالدفتر
كيف تتم المراجعة ؟
يقوم المراجع الليلي بارفاق كل صورة من الكابتن اوردر بالمطبخ مع الاصل الخاص بها و التاكد من مطابقة الكميات بكل من الصورة و الاصل في التهاية قد يكون هناك امرين اما صور بالمطخ لا اصل لها ولا يوجد بها اذن ارتجاع و تكون عادة غير مختومة و في هذة الحالة يكون هناك اوردر خرج من المطبخ و لم يتم المحاسبة علية و في هذة الحالة تحمل قيمة الاوردر للكابتن المسؤل . كذلك يتم مراجعة سريل الكابتن اوردر
3) ترصيد الاقسام
لاكتشاف اخطاء الترحيل يفضل ان يتم ترصيد الاقسام اولا . هذة العملية الهدف منها التاكد ان حسابات المكاتب الامامية ( فوليوز الغرف و فوليوز حساب العملاء و حسابات النقدية ) متزنة مقابل عمليات الاقسام . هذا الاجراء لن يؤدي بالطبع الى اكتشاف اخطاء التوجية من حساب غرفة الى حساب غرفة اخرى فلا يوجد شيء يضمن ذلك و لكن في ظل النظم الالية هذة الاخطاء نادرة الحدوث
4) مطابقة حالة الغرف discrepancies report
بقوم المراجع بمطابقة تقرير حالة الغرف للاشراف الداخلي في جميع الاوقات بتقرير حالة الغرف لقسم الاستقبال و يتم عمل مطابقة بين التقريرين و معرفة اسباب الاختلافات و التقصي عنها ان وجدت مع عمل تسوية لها للوصول للعدد الصحيح من الغرف المشغولة لتلك الليلة و تكون الاخطاء اما من خطا بكتابة التقرير او خطا بالعد الفعلي او هناك غرفة تم تسكينها دون علم قسم الاستقبال و في هذة الحالة يتحمل المسؤلية قسم الاشراف الداخلي او يكون هناك غرفة تمت المغادرة و مازال الحساب معلق بقسم الاستقبال
5) مطابقة المفاتيح الموجودة بالراك ( رف المفاتيح ):
مطابقة المفاتيح الموجودة بالراك ( رف المفاتيح ) مع الغرف غير المشغولةلان عدم وجود مفتاح الغرفة ربما يكون دليل على تسكين الغرفة دون ادراجها بنظام الحاسب . و في ظل التطور الحالي و مع اختفاء المفاتيح و حلت الكروت الالكترونية بدلا منها لذلك يجب طباعة التقرير الخاصة بكروت الغرف المشغولة ومقارنتها مع الفوليو الخاصة بالغرف المشغولة فعلا و مراجعة مدة صلاحية كل كارت ومقارنتها بتاريخ المغادرة و العربون المدفوع من تحت الحساب
6) التاكد من اسعار الغرفroom rate
في بيئة العمل اليدوية او النصف الية هام حدا التاكد من اسعار الغرف . بعض الفنادق في ظل النظام الالي يتم التاكد منة مقارنة بالحجز الاصلي . يجب التاكد من تحميل كل غرفة بالسعر الصحيح .حتي يتم التاكد من صحة الاحصائيات
7) التاكد من ايرادات no show
ال no show هي عبارة عن ايرادات عميل قام بحجز غرفة حجز مؤكد و دفع عربون و لكنة لم ياتي مما ادي لحجز الغرفة باسمة و لم يتم تسكينها . لذلك يجب التاكد من صحة ال no show ففي كثير من الاحيان يكون نتيجة لتكرار الحجز او تكون الغرفة مشغولة بالفعل ولكن لم تتكتمل اجراءات التسكين لذلك يجب التاكد من ان no show هى ايرادات فعلية نتيجة عدم مجيء العميل
ترحيل اسعار الغرف و الضرائبقيمة مبيت النزيل عادة يتم ترحيلها لحساب النزلاء بنهاية اليوم لذلك فالحاسب الالي يستطيع اتوماتيكيا ترحيل قيمة مبيت النزيل بالكامل لكل الغرفو للتاكد من صحة الترحيل يفضل استخدام اكواد للاسعار ذلك لضمان صحة ترحيل اسعار الغرف في النظام اليدوي ايضا يتم القيام بهذة العملية لكنها تستهلك وقت كبير للغاية
9) اعداد التقارير
التقارير الاتية يقوم باعدادها المراجع الليلي او استخرجها من نظام الحاسب الالي
التقارير النهائية المفصلة و المختصرة للاقسام
تقرير التشغيل اليومي " وهو يلخص عمل اليوم كلة ويعطي ملخص عن الايرادات و العملاء و احصائيات التشغيل و العمليات النقدية
تقرير الارصدة العالية بحساب النزلاء و الذي يوضح ارصدة النزلاء المتجاوزة لحد الائتمان
تقرير غرف المجموعات
تقرير غرف الضيافة
10) عمل نسخ احتياطي للتظام back up
في الانظمة اليدوية و النصف الية كل ارصدة النظام تصفر . و في الانظمة الالية يتم عمل نسخة احتياطية back up يوميا ثم بعد ذلك يتم عمل تحديث للنظام و الذى يؤدي الى تغيير تاريخ الفندق لليوم التالي . قبل تغيير التاريخ يكون برنامج المكاتب الامامية مجهز لاستخراج تقارير نهاية اليوم و التي تتضمن ما يلي
تقرير النزلاء
تقرير حالة الغرف
تقرير حساب النزلاء
تقارير القادمين و المغادرين
هذة الارصدة نكون بحاجة لها اذا حدثت مشاكل اثناء عمل النسخ الاحتياطي. و ايضا هذة التقارير في غاية الاهمية لقسم المحاسبة و التسويق
11) تغيير تاريخ اليوم change hotel date
ويتم تغيير تاريخ الفندق في النظم النصف الية يدويا بواسطة المراجع الليلي و في النظم الالية يتم برمجة برنامج المكاتب الامامية لانتاج التقارير المطلوبة و عمل نسخ احتياطي ثم بعد ذلك تغيير يوم الفندق "قلب الليلة "
12) توزيع التقارير
توزيع التقارير المناسبة على الاقسام المختلفة